将最佳实践与行业领先的创新相结合, ITS创造了一个平衡不列颠哥伦比亚省社区需要保护信息与隐私重要性的环境.
担心您的电脑被感染?
存储机密数据
受监管数据图可用于帮助您根据重要的数据安全规则和法规确定存储文件的位置.
重要:由于不断变化的法规和拨款的变化, 请咨询您的数据保安主任(DSO),以确定存储您的机密数据的最安全的地方.
Google Drive安全指南
BC数据安全策略定义了3类数据, 仅限内部使用, 和保密.
资料保安委员会, 总法律顾问, 和大学的FERPA官员已经非正式地同意额外的, 第四类数据将被添加到数据安全策略中,这类数据比“机密”更敏感.除非获得书面许可(见下文),否则不允许将属于这一额外类别的数据存储在校外。. Google Drive是校外的, 因此,属于这一类别的数据不能存储在Google Drive上.
在正式修订政策并获得批准前,你应以以下指引为指引:
限制. 由于法律限制或安全考虑, 未经负责任的副校长或教务长办公室的许可,不得将一些受法律保护和高度敏感的信息存储在谷歌工作空间或其他“基于云”的系统上. 这些以前被列为“机密”的信息包括:
社会安全号码
财务或信用帐号
个人财务信息(e.g. 财政援助数据)
帐户登录凭据
驾驶执照号码或国家颁发的身份证号
健康和医疗记录,包括受hipaa保护的信息
出口控制信息
人体太阳城官网信息
信息发起人或负责的副总裁确定的其他敏感信息必须保留在安全的BC服务器上.
保密. FERPA数据(i.e. 学生记录)通常被定义为机密, 并可以存储在BC谷歌硬盘上, 除了上面提到的. 除上述事项外,其他机密数据也可存储在BC Google Drive上.
仅限内部使用:可以存储在BC谷歌驱动器上.
公共:可以存储在BC Google Drive上
欲了解更多信息,请联系 security@misawa-city.com.
身份仪
太阳城网赌平台使用身份仪作为工具来帮助查找和处理教职员工电脑上的机密数据. ID Finder只扫描电脑的信用卡号码和社会安全号码. 这种类型的信息称为个人身份信息(PII)。.
Version 8.您的电脑将自动安装1个ID Finder软件.
ID Finder每月自动扫描电脑四次. 如果你的电脑上有PII, 您将收到一封电子邮件,要求您从计算机中删除PII或将其移至安全位置. 数据安全官员(dso)可以使用在线控制台监控其区域内员工的扫描结果.
ID Finder可能无法在您的计算机上找到所有个人身份信息(PII),它也可能认为您计算机上的某些信息是PII, 当它不是. 这是意料之中的.
- 手动扫描的结果数量可能与邮件中报告的不一致. 这很可能是由于手动扫描和自动扫描之间的权限差异造成的.
- 如果你用的是笔记本电脑, 扫描时应将其插入电源插座,而不是使用电池供电,以免电池很快耗尽.
- 记住:ID Finder只是一个帮助查找机密数据的工具, 所以它可能找不到你电脑上所有的PII,它也可能认为你电脑上的一些信息是PII, 当它不是. 这是意料之中的.
- 第一次手动扫描, 根据机器上的数据量,该过程可能需要几个小时. 这是意料之中的. 后续的扫描时间会更短,因为IDFinder不会扫描自上次搜索以来未更改的文件.
手动扫描
- 开放身份查找器(v8.Mac:查看你的应用程序文件夹.
Windows: Click Start > All Programs > 身份仪.
重要:初始扫描可能会很耗时,因为它会扫描所有文件. 我们建议您在工作日结束时运行初始扫描,并打开计算机. 后续扫描只查找更改,不会花费太长时间.
- 要开始扫描,请单击Start.
如果您在Windows上使用Outlook,系统将提示您输入辅助密码.
将出现一个窗口,显示扫描的进度. 即使关闭进度窗口,身份查找器也会继续扫描. - 扫描完成后,单击“高级”.
将出现包含个人身份信息(PII)的文件列表.
- 对于列表中显示的每个项目,单击该文件以在右侧窗格中查看其内容. 包含多个匹配项的文件在项的左侧有一个三角形. 点击三角形, 然后单击每个单独报告的匹配项,在右侧窗格中显示内容.
如果你的电脑上有PII, 您将收到一封电子邮件,要求您从计算机中删除PII或将其移至安全位置.
选项1:“撕碎”(删除)文件
- 选中要从计算机中删除的文件前的复选框.
注意:如果您希望保留包含敏感信息的文件, 在将其从计算机中删除之前,将其复制到安全位置(例如部门服务器).
- 在工具栏中单击“撕碎”.
注:
- 如果您不能粉碎文件,请确保您有适当的权限来删除该文件.
- “安全”和“隔离”按钮已被禁用,对此版本的身份查找器不起作用.
- 当提示确认要永久删除这些项时,单击Yes.
- 当出现一个窗口,说明项目已被删除时,单击OK.
选项2:从文件中删除PII
选项2A:使用“擦洗”功能
您只能删除Office 2007及更高版本的文件(例如.g., docx, xlsx, pptx)和文本文件(i.e., *.txt, *.log, *.ini).
使用“Scrub”功能从文件中删除PII:
- 选中要从中删除PII的文件前的复选框.
- 确保PII在右侧预览窗格中高亮显示.
- 在工具栏中单击“Scrub”.
PII从文件中删除.
- 下次身份查找器扫描时,将不会在此文件中找到PII.
选项2B:手动删除PII
手动从文件中删除PII。
- 打开包含PII的文件,删除PII,然后保存.
- 下次身份查找器扫描时,将不会在这些文件中找到PII.
选项3:请求“忽略”PII
如果发现的PII实际上不是PII,您可以要求在后续扫描中忽略它:
- 选中要忽略的文件前的复选框.
- Click Ignore > This Item Location or This 身份 Match.
- 当出现提示时,单击Yes.
忽略请求将自动发送给您的DSO审批.
如果DSO批准,则身份查找器下次扫描时将忽略此PII.
选项4:将文件移动到安全位置
- 将文件复制到安全位置(例如您的部门服务器). 联系您的DSO了解您部门的首选存储位置.
- 将原始文件从计算机移到回收站,然后清空回收站.
注意:如果无法将文件移至回收站, 确保您有适当的权限来删除该文件.